Mengurus alat berat bisa menghabiskan begitu banyak waktu bagi perusahaan. Apalagi kalau mereka memiliki bermacam-macam mesin dan alat-alat itu tersebar di berbagai lokasi kerja.
Karena itu, untuk mengoptimalkan penggunaan barang-barang modal ini, maka sistem manajemen alat berat juga perlu dioptimalkan. Untuk itu, sangat penting memiliki cara yang lebih efisien dalam penempatan alat. Manajemen yang efektif akan mengurangi biaya dan downtime atau idle time sebuah alat.
“Yang saya perhatikan, ada tiga masalah besar dalam manajemen alat berat dan perawatannya. Tiga masalah itu adalah pembentukan tim yang tidak perlu, ketersediaan alat dan suku cadang, serta biaya kontrol. Membuat manajemen alat berat lebih efisien berarti juga harus bersentuhan dengan isu-isu strategis ini, ” kata Head of Sales Senzit, Christopher Lindsay.
Sistem manajemen alat berat yang efisien, kata dia, akan membawa Anda berhubungan dengan aktivitas nilai yang lebih tinggi seperti proyeksi penjualan dan atau pendapatan serta pemecahan masalah. Juga menghindari kegiatan-kegiatan yang bernilai rendah seperti entri data dan mencari-cari informasi tentang suku cadang alat berat.
Untuk membantu mengefektifkan manajemen alat berat Anda, beberapa tips berikut ini patut disimak.
Kurangi pemakaian kertas
Bekerja menggunakan kertas sudah tidak efisien lagi sekarang ini. Setiap orang minimal punya satu unit ponsel di sakunya. Semua data dapat dibuat secara digital pada telepon seluler atau komputer. Begitu selesai, filenya bisa langsung di-share atau dikirim. Dalam hitungan detik, dokumen itu sudah terkirim. Sementara jika Anda menggunakan kertas, Anda butuh waktu untuk mencarinya. Dan jika tidak berada di dekat Anda, Anda harus pergi mencarinya di toko. Belum lagi urusan pencetakan dan pengiriman. Waktu yang dibutuhkan jauh lebih lama dibandingkan sistem kerja digital.
Selain problem waktu dalam proses membagikan dokumen, dokumen cetak sifatnya statis, sedangkan dokumen digital dinamis. Dokumen digital juga masih mungkin dilakukan perubahan, diberi catatan atau komenter, dan bisa diubah ke perangkat lunak atau tipe file yang lain dibandingkan dokumen cetak.
Kurangi pekerjaan yang tidak penting
Di era digital ini, banyak sekali sekali waktu yang bisa dihemat jika kita dapat mengurangi sejumlah aktivitas dengan menggunakan berbagai kecanggihan teknologi, terutama perangkat lunak (software).
“Dengan menggunakan software, Anda bisa membeli secara lebih otomatis atau berkomunikasi secara lebih cepat untuk memesan suku cadang, atau dengan lebih cepat juga merespon keluhan-keluhan para operator alat berat di lapangan. Karena itu, integrasikan sistem POS (Point Of Sales) atau sistem transaksi digital dengan berbagai sistem lain yang Anda miliki. Pertimbangkan berapa banyak waktu, kertas, dan upaya yang bisa dihemat dengan membuang proses-proses dan pekerjaan-pekerjaan yang tidak penting,” Lindsay mengingatkan.
Software manajemen alat berat bisa memproses sejumlah hal secara otomatis. Selain itu, software yang sama juga bisa mengingatkan jadwal servis sebuah mesin, mengintegrasikan sistem telematik mesin-mesin agar bisa memberi notifikasi secara berkala, serta dapat membuat laporan.
Sebagai contoh, software manajemen alat berat mampu mengambil dan mengirimkan data dari satu platform ke platform yang lain. Ini saja sudah bisa mengurangi dua kali kerja hanya untuk memasukkan data.
Data-data itu kemudian bisa juga dibuat secara otomatis untuk mengingatkan Anda soal jadwal servis ketika suku cadang mesin sudah mendekat 90 persen pemakaian. Ini juga bisa sangat menghemat waktu Anda. Sebab informasi-informasi ini akan membantu Anda langsung mengambil keputusan serta menghemat banyak waktu dan tenaga dalam membuat jadwal servis.
Bila Anda sangat fokus dengan ketersediaan suku cadang, Anda tinggal tandai atau aktifkan notifikasi. Sehingga, ketika sebuah suku cadang sudah terpakai 70%, maka Anda diingatkan untuk segera menyiapkan suku cadang yang baru.
“Otomasi atau mengatur alur dan proses kerja atau digitalisasi terhadap semua dokumen analog adalah cara-cara terbaik sehingga manajemen alat berat Anda jauh lebih efisien. Desain alur kerja bagi operator, sopir, teknisi, dan aktivitas-aktivitas lainnya juga menjadi isu yang patut mendapat perhatian,” terang Lindsay.
Telusuri dan monitor
Dalam banyak kasus, alat mengalami downtime karena praktik manajemen alat yang buruk. Kadang-kadang operator merusak mesin dengan cara yang sangat sederhana yaitu berhenti bekerja atau tidak mengoperasikannya. Namun, seringkali yang dilaporkan operator bahwa mesin mati karena ada komponen-komponen yang tidak bekerja dengan baik. Padahal, bila sebuah mesin tidak berfungsi di lokasi kerja, maka manajer alat berat biasanya yang patut disalahkan. Sebab dia tidak mampu menjaga dan memelihara mesin secara teratur sebelum benar-benar tidak bisa berfungsi.
Nah, bila menemukan masalah seperti itu, maka jalan keluarnya adalah melacak data over time. Dari sana, Anda akan bisa memperkirakan performa alat dengan tingkat akurasi yang tinggi dan memprediksi serta membuat rencana masa depan yang lebih akurat mengenai kebutuhan servis dan jadwal perawatan. Bila ini semua dilakukan dengan tertib, maka downtime mesin dapat dikurangi.
Bukan hanya perusahaan-perusahaan besar
“Meskipun perusahaan-perusahaan besar lebih banyak menggunakan teknologi untuk manajemen alat berat, tetapi terlalu berlebihan juga bila membandingkan antara manajemen alat berat perusahaan-perusahaan besar dengan yang kecil. Perusahaan-perusahaan besar memang memprioritaskan biaya yang terbuang ketika mesin tidak bekerja. Selain itu mereka menghitung biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki mesin. Tentunya semuanya ini akan mengurangi pendapatan,” Lindsay mengingatkan.
Dia melanjutkan, “Sebaliknya toko-toko suku cadang kecil, sebagai contoh, dengan 10 suku cadang truk saja bisa kehilangan 10 persen pendapatan bila truk tidak bekerja. Justru banyak perusahaan kecil yang sangat melek dengan teknologi manajemen alat berat.”
Meski demikian, lanjut Lindsay, perusahaan-perusahaan kecil masih agak ogah untuk mulai memanfaatkan teknologi dalam menanggapi sejumlah faktor, seperti suku cadang dan ketersediaan kerja. Sebab, mereka khawatir dan takut bisa mengurangi marjin pendapatan. Sebaliknya, mereka tetap menempuh cara-cara tradisional untuk menyelesaikan persoalan-persoalan manajemen alat berat guna tetap efisien serta menjaga dan meningkatkan margin pendapatan. Sumber: conexpoconagg.com
